Đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp là thủ tục bắt buộc mà mọi doanh nghiệp mới thành lập phải thực hiện song song với khai trình sử dụng lao động. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải hoàn thành đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động đầu tiên với người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Bài viết này hướng dẫn đầy đủ trình tự khai trình lao động, hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội và những đầu việc quan trọng trong tháng đầu vận hành của doanh nghiệp.
Tóm tắt nhanh: Doanh nghiệp mới thành lập cần hoàn thành 03 nhóm việc trong 30 ngày đầu: khai trình sử dụng lao động với cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh nơi đặt trụ sở; đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp tại cơ quan bảo hiểm xã hội; và ban hành nội quy lao động, thang lương, bảng lương khi sử dụng từ 10 lao động trở lên. Làm đúng và đủ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt, đồng thời bảo đảm quyền lợi bảo hiểm cho người lao động ngay từ ngày đầu làm việc.
Khai trình sử dụng lao động: Việc phải làm trong 30 ngày đầu
Theo Điều 10 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp có trách nhiệm khai trình việc sử dụng lao động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Nội dung khai trình gồm các thông tin cơ bản của từng người lao động như họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số căn cước công dân, trình độ chuyên môn, vị trí việc làm và loại hợp đồng lao động đã giao kết.
Khai trình sử dụng lao động là căn cứ để cơ quan quản lý nhà nước theo dõi tình hình lao động trên địa bàn, đồng thời là bước đệm trước khi doanh nghiệp đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp. Sau lần khai trình đầu tiên, doanh nghiệp còn phải báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo định kỳ: báo cáo 6 tháng đầu năm trước ngày 05 tháng 6 và báo cáo năm trước ngày 05 tháng 12. Doanh nghiệp tại Phú Thọ nên đưa hai mốc thời gian này vào lịch công việc nhân sự để tránh quên hạn.
Đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp: Thời hạn và hồ sơ
Thời hạn đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp là 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động đầu tiên. Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, vì vậy ngay từ hợp đồng đầu tiên, doanh nghiệp đã phát sinh nghĩa vụ kê khai tham gia bảo hiểm cho người lao động. Đây là mốc thời gian mà nhiều doanh nghiệp mới thường bỏ sót vì mải tập trung vào hoạt động kinh doanh ban đầu.
Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp thường gồm: tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội của đơn vị sử dụng lao động; danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp; kèm theo bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở chính, hoặc thực hiện trực tuyến qua hệ thống giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam sau khi đăng ký tài khoản giao dịch.
Sau khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ cấp mã đơn vị cho doanh nghiệp. Từ mã đơn vị này, hằng tháng doanh nghiệp thực hiện kê khai tăng, giảm lao động, đối chiếu số tiền phải đóng và nộp tiền bảo hiểm đúng hạn. Doanh nghiệp cũng nên lưu trữ cẩn thận hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp cùng hợp đồng lao động và quyết định tuyển dụng, bởi đây là căn cứ giải quyết chế độ cho người lao động khi phát sinh ốm đau, thai sản hay tai nạn lao động sau này.
Nội quy lao động, thang lương và bảng lương cần ban hành
Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản. Nội quy lao động gồm các nội dung chủ yếu như thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trật tự tại nơi làm việc; an toàn và vệ sinh lao động; phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ của doanh nghiệp; cùng các trường hợp tạm chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tới cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở. Bên cạnh nội quy, doanh nghiệp cần xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động. Tiền lương ghi trong bảng lương cũng chính là căn cứ xác định mức đóng khi đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp, nên cần thống nhất ngay từ đầu để tránh phải điều chỉnh nhiều lần.
Lộ trình 30 ngày đầu dành cho doanh nghiệp mới thành lập
Trong tuần đầu tiên sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bộ phận nhân sự hoặc người phụ trách nên rà soát số lao động dự kiến tuyển dụng, soạn thảo mẫu hợp đồng lao động và chuẩn bị sẵn biểu mẫu khai trình sử dụng lao động. Khi hợp đồng lao động đầu tiên được ký, thời hạn 30 ngày cho thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp bắt đầu được tính; doanh nghiệp nên nộp hồ sơ càng sớm càng tốt thay vì chờ đến sát hạn, để còn thời gian bổ sung, chỉnh sửa nếu hồ sơ chưa đầy đủ.
Doanh nghiệp đang tuyển những lao động đầu tiên có thể tham khảo thêm kinh nghiệm trong bài doanh nghiệp mới thành lập tuyển dụng lao động đầu tiên và đăng tin tuyển dụng tại mục việc làm của vinhphuc.work để tiếp cận ứng viên tại địa bàn tỉnh Phú Thọ. Về lâu dài, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng hợp đồng lao động điện tử nhằm rút ngắn thời gian ký kết và thuận tiện cho việc lưu trữ, tra cứu hồ sơ lao động.
Rủi ro khi chậm khai trình và chậm đăng ký bảo hiểm xã hội
Chậm đăng ký hoặc không đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động thuộc diện bắt buộc là hành vi bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội. Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể phải truy nộp toàn bộ số tiền bảo hiểm chưa đóng kèm tiền lãi chậm đóng tính trên số tiền và thời gian chậm nộp. Tương tự, việc không khai trình sử dụng lao động hoặc báo cáo lao động không đúng thời hạn cũng bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
Không chỉ là rủi ro về tài chính, chậm trễ thủ tục còn khiến người lao động không được giải quyết kịp thời các chế độ ốm đau, thai sản trong thời gian đầu làm việc, dễ phát sinh khiếu nại và làm giảm niềm tin với doanh nghiệp. Vì vậy, đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp đúng hạn cần được coi là một phần của kế hoạch vận hành, ngang hàng với các thủ tục về thuế và con dấu sau khi thành lập.
Câu hỏi thường gặp về đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp phải đăng ký BHXH lần đầu trong thời hạn bao lâu?
Doanh nghiệp phải hoàn thành đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động đầu tiên với người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Nếu doanh nghiệp chưa tuyển dụng lao động, thời hạn này chưa bắt đầu tính; tuy nhiên nghĩa vụ khai trình sử dụng lao động vẫn được áp dụng và tính từ ngày doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.
Doanh nghiệp dưới 10 lao động có phải ban hành nội quy lao động không?
Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản riêng. Trong trường hợp này, các nội dung liên quan đến kỷ luật lao động sẽ được thỏa thuận trực tiếp trong hợp đồng lao động với từng người lao động. Dù vậy, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ khai trình lao động và đăng ký bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động như mọi doanh nghiệp khác.
Nộp hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu ở đâu?
Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp được nộp tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp lựa chọn hình thức giao dịch điện tử: đăng ký tài khoản, kê khai hồ sơ trực tuyến và nhận kết quả qua hệ thống của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian đi lại và dễ dàng tra cứu lại lịch sử kê khai khi cần đối chiếu.
Lời kết
Khai trình sử dụng lao động và đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp là hai thủ tục nền tảng trong tháng đầu hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập tại tỉnh Phú Thọ. Hoàn thành đúng hạn, đúng quy định giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, người lao động yên tâm gắn bó ngay từ những ngày đầu. Doanh nghiệp có thể theo dõi thêm các hướng dẫn dành cho nhà tuyển dụng tại vinhphuc.work và chuyên mục thị trường lao động để cập nhật quy định mới nhất.
